KEEFEKTIFAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KOMPUTERISASI TERHADAP PERUSAHAAN
Zufan Ninggir
Wicaksono[1]
150511604150
E-mail:
zufanninggir.tpm3@gmail.com
Universitas Negeri Malang, Jalan
Semarang 5 Malang
ABSTRAK: Gagasan ini mengungkapkan konsep standar
operasional prosedur dalam sistem komputerisasi terhadap suatu perusahaan. Hal
ini dikarenakan semakin tinggi teknologi yang digunakan, maka semakin kecil
pula tingkat kesalahan yang mungkin terjadi, terlebih bila teknologi yang
digunakan adalah teknologi yang berbasis pada komputerisasi dimana kinerja dari
mesin yang digunakan telah diprogram dengan baik sehingga tenaga kerja hanya
bertugas mengoperasikan mesin dan mengontrol hasil keluaran dari mesin
tersebut.
Kata Kunci: Standar Operasional Prosedur, sistem
komputerisasi, komputerisasi
ABSTRACT: This idea expresses the concept of standart
operating procedures in the computer system of a company. This is because the
higher the technology used, similarly, the smaller the margin of error that may
occur, especially if the technology used is based on computerized technology in
which the performance of the machine used have programmed so well that labor is
only in charge of operating the engine and controls the output of the engine.
Keywords: standart operating procedures, computer
system, computerization
Abad
21 ini sangatlah fenomenal karena hampir semua aspek dipengaruhi oleh
globalisasi yang menyebabkan berkembangnya suatu teknologi dalam kehidupan. Adanya
teknologi yang semakin berkembang, banyak ahli kemudian ingin mempergunakan
teknologi tersebut dalam kehidupan manusia dengan tujuan untuk memudahkan semua
pekerjaan manusia. Terbentuklah sistem komputer-isasi, yaitu sebuah sistem yang
dapat dilakukan dengan bantuan komputer ataupun teknologi lain sehingga lebih
teratur dan sistematis.
Sistem
komputerisasi diharapkan mempermudah semua pekerjaan manusia karena tidak lagi
membutuhkan waktu lama untuk mengerjakan suatu hal, seperti contohnya dulu
orang berkomunikasi dengan mengirim surat membutuhkan waktu lama untuk menerima
balasannya, namun sekarang ada teknologi internet sehingga hanya dengan
hitungan menit komunikasi jarak jauh bisa dilakukan. Jika ingin lebih cepat ada
telepon genggam yang bisa dibawa kemana saja untuk berkomunikasi. Ditambah lagi
dengan adanya penggunaan sistem komputerisasi di sebuah perusahaan, dimana
sekarang penggunaan sistem komputerisasi menjadi suatu kebutuhan di dalam
sebuah perusahaan yang memungkinan bahwa di masa mendatang menjadi suatu syarat
pada sebuah perusahaan dalam administrasi dan produksi
Penggunaan
sistem komputerisasi tersebut juga masuk ke dalam Standar Operasional Prosedur,
dimana bisa dicontohkan dalam perusahaan yaitu barcode pada suatu barang,
absensi karyawan sebelum kerja menggunakan sidik jari, proses pengerjaan produk
menggunakan CNC (Computer Numerically
Control), dan lain-lainnya. Dalam perusahaan, keefektifan dalam semua aspek
sangatlah dibutuhkan karena untuk meningkatkan hasil produksi, efisiensi waktu,
dan yang terpenting adalah tenaga kerja karena tenaga kerja merupakan aset
berharga bagi suatu perusahaan besar serta perusahaan juga dituntut untuk
bersaing pada dunia perdagangan industri dalam melakukan produksi barang yang
berkualitas.
PEMBAHASAN
Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah alat manajemen
untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman
kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau dilaksanakan, seperti diungkapkan oleh Tjipto Atmoko
(2006:56-69) dalam bukunya yang berjudul Standar
Operasional Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah mengenai
pengertian Standar Operasional Prosedur adalah suatu pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasarkan indikator teknis, administratif dan prosedural
sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan. Melihat dari pengertian diatas, Standar Operasional Prosedur sangat dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pedoman dalam
melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan tanpa pedoman yang baku dari
Standar Operasional Prosedur tentunya akan
menimbulkan kebingungan diantara karyawan. Permasalahan yang ada dapat saja
tidak hanya terjadi satu atau dua kali, namun muncul berulang-ulang. Karyawan
maupun pimpinan yang sudah sibuk dengan pekerjaan masing-masing biasanya tidak
memiliki cukup waktu untuk mengurusi masalah yang terjadi di dalam unit
bisnisnya. Padahal, masalah yang selalu terjadi berulang-ulang, dapat
disebabkan adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat
diperbaiki dengan cara mendesain ulang Standar Operasional Prosedur yang sudah ada, pentingnya Standar Operasional
Prosedur membuat perencanaan yang baik sangat
dibutuhkan demi membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.
Standar Operasional Prosedur menjelaskan
secara detail proses kerja yang berlangsung
secara rutin yang harus diterapkan atau diikuti dalam suatu perusahaan.
Penulisan dokumen dalam Standar Operasional Prosedur perlu diterapkan untuk
menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan
kebutuhan, dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan.
Penerapan Standar Operasional Prosedur akan membantu perusahaan untuk
mempertahankan kualitas kontrol dan menjaga proses-proses pada perusahaan untuk
tetap stabil, dan memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan pemerintah.
Jika dalam perancangan pembuatan Standar Operasional Prosedur terjadi
kesalahan, maka hasil yang didapat menjadi tidak maksimal. Kesalahan yang
terjadi dalam proses operasional di suatu perusahaan akan menimbukan kerugian
bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu agar fungsi Standar Operasional
Prosedur dapat berjalan dengan baik, Standar Operasional Prosedur harus dibuat
dengan sejelas mungkin agar tidak terjadi kesalahaan persepsi, informasi yang
terdapat dalam Standar Operasional Prosedur, dan dalam penerapan Standar
Operasional Prosedur dibutuhkan adanya pengawasan dan evaluasi dari pihak manajemen
agar penerapan Standar Operasional Prosedur dapat sesuai dengan standar yang
telah dibuat oleh perusahaan agar hasil yang dicapai menjadi lebih maksimal. Standar
Operasional Prosedur juga menggambarkan hubungan dan interaksi antar fungsi dan
antar departemen, dan digunakan untuk mendefinisikan tanggung jawab dan
wewenang. Standar Operasional Prosedur berisi apa yang harus dilakukan dan
siapa yang harus melakukan dalam suatu proses yang akan dilakukan atau diikuti
oleh setiap anggota dalam perusahaan. Tujuan utama dari penerapan Standar
Operasional Prosedur adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu
proses kerja yang dirancang pada Standar Operasional Prosedur.
Kondisi Indonesia terhadap Komputerisasi
Pada akhir
dasawarsa 90-an perangkat komputerisasi masih tergolong ke dalam barang mewah.
Tidak semua orang dapat memiliki dan pengoperasikan perangkat komputerisasi
tersebut secara luas. Selain sarana dan prasarana yang tidak mendukung, harga
jual perangkat tersebut sangatlah mahal sehingga daya beli masyarakat menurun.
Bayangkan saja, untuk harga sebuah perangkat personal computer (PC) bisa ditebus dengan harga berkisar 10-15
juta dengan tingkat pendapatan masyarakat kelas menengah ke bawah yang masih
sangat rendah. Penggunaan telepon seluler juga sangat jarang, kecuali untuk
masyarakat yang tinggal di wilayah perkotaan yang telah maju karena tersedianya
sarana dan prasarana penunjang.
Jauh berbeda
dengan kondisi saat ini, penggunaan perangkat komputerisasi telah semakin
merata di berbagai daerah sehingga mampu mendongkrak pendapatan negara terutama
dalam bidang teknologi komputerisasi. Hampir setiap bulan, berbagai perangkat
dipamerkan oleh berbagai vendor dan produsen sehingga terjual dengan nilai
yang sangat fantastis. Salah satu contohnya adalah perangkat telekomunikasi smartphone yang telah mengguncang era
telekomunikasi kabel dan juga era telekomunikasi non internet yang memiliki
fitur terbatas. Tahun 2011 merupakan era kebangkitan smartphone karena telah banyaknya vendor dan produsen yang
menyediakan berbagai pilihan seperti spesifikasi prosesor pada hardware sampai dengan penentuan operating system pada software.
Banyak sekali
vendor yang bekerja sama dengan produsen bahkan provider telekomunikasi
dalam mengembangkan berbagai perangkat komputerisasi demi memenuhi kebutuhan
dan permintaan masyarakat yang semakin pintar dalam menentukan pilihan guna
menunjang tugas dan kegiatan sehari-hari. Dalam hal ini, masyarakat atau user
akan menjatuhkan pilihan pada perangkat yang memiliki kemudahan dan kenyamanan
dalam penggunaan, sehingga para vendor dan produsen harus bekerja ekstra keras
untuk menciptakan dan mendesain perangkat yang user friendly. Oleh karena itu, para pencipta dan perancang
teknologi tersebut akan saling berlomba-lomba untuk memenuhi permintaan
pasar dan sudah tentu pengguna akhir (user)
yang sangat diuntungkan.
Berkembangnya
suatu teknologi komputerisasi tidak hanya dilihat dari kemajuan sistem
komputerisasi secara fisik semata, tetapi juga dilihat dari jumlah pengguna
jaringan internet yang menyediakan banyak aplikasi dan juga fitur. Sebagai
contoh, penggunaan e-mail untuk surat
elektronik, penggunaan blog sebagai media untuk menulis di dunia maya,
penggunaan social network : twitter,
facebook, plurk, foursuare sebagai media untuk komunikasi dan sharing
informasi secara cepat. Penggunaan aplikasi ini sangatlah mudah dan tidak
membutuhkan biaya tambahan yang begitu besar karena aplikasi dan juga fitur
tersebut bisa didapatkan secara gratis di internet hanya dengan mendaftar
account dan bisa diselesaikan dalam beberapa langkah yang sangat mudah.
Penggunaan
teknologi yang berkembang saat ini telah membawa masyarakat pada suatu era
modern dan digital, yaitu hampir seluruh tugas dan kegiatan keseharian tidak
terlepas dari perangkat teknologi. Kecanggihan suatu teknologi komputerisasi
akan terus berkembang dari waktu ke waktu seiring dengan peningkatan pola pikir
dan juga gaya hidup masyarakat modern yang membutuhkan suatu perangkat yang
dapat membantu untuk memperoleh informasi dan juga menyelesaikan tugas secara
cepat, tepat dan akurat. Tentu peningkatan ini juga didasari pada peningkatan
dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang pendidikan, sehingga mampu
melahirkan inovasi-invoasi baru yang lebih baik di masa yang akan datang.
Adakalanya,
perkembangan teknologi komputerisasi dapat memberikan dampak tersendiri kepada
para user tergantung penggunaannya. Teknologi komputerisasi yang baik adalah
suatu teknologi yang mampu memberikan kemudahan yang bernilai positif kepada
pada user dalam berbagi informasi secara cepat dan tepat guna, serta dapat
digunakan semaksimal mungkin untuk menunjang tugas dan kegiatan sehari-hari.
Namun, masih ada juga masyarakat yang mengalahgunakan teknologi komputerisasi
untuk kepentingan tertentu, seperti melakukan spamming, cracking, pemerasan, penipuan dan lain-lain. Tentu hal
ini tidak dapat ditolerir oleh kalangan masyarakat yang merasa terganggu dengan
ulah segelintir orang yang tidak bertanggung jawab tersebut. Mungkin penulis
dan pembaca masih ingat mengenai kasus penipuan dengan modus pemotongan pulsa
pelanggan telekomunikasi dan juga kasus spamming
dengan menggunakan SMS yang membuat resah kalangan masyarakat Indonesia.
Oleh karena itu,
sudah semestinya perkembangan teknologi komputerisasi dapat digunakan secara
baik dan benar untuk kemaslahatan bersama. Sudah saatnya masyarakat Indonesia
bangkit dan bersama-sama memajukan teknologi komputerisasi sampai ke wilayah
pedesaan yang letaknya terpencil. Ketersediaan perangkat yang mumpuni dan juga
akses jaringan internet dengan harga terjangkau sampai ke pelosok desa
merupakan suatu hal yang wajib dipenuhi oleh pemerintah untuk memajukan masyarakat
Indonesia yang pintar, cerdas dan jauh dari kata gaptek (gagal ilmu pengetahuan
dan teknologi). Indonesia merupakan salah satu negara industri yang sedang
berkembang dan tidak tertutup kemungkin-an di masa yang akan datang Indonesia
akan menjadi negara maju, sehingga penerapan teknologi komputerisasi untuk
seluruh kalangan masyarakat tidak dapat ditawar lagi demi kemajuan Indonesia
Sistem
Komputerisasi
Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo,
S.Kom, MM. (2002:4) dalam bukunya yaitu Perencanaan
dan Pengembangan Sistem Informasi mengenai pengertian komputerisasi adalah
kegiatan atau usaha untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan yang biasanya
dikerjakan secara manual kemudian diubah dengan menggunakan perangkat alat
bantu berupa komputer. Sistem kerja komputer dapat digunakan untuk melaksanakan
serangkaian pekerjaan secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program
yang telah diberikan kepadanya. Inti dari sistem
komputerisasi dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan
sistem yang sudah ada (baik sebagian atau secara keseluruhan) atau dapat
berarti menyusun suatu sistem yang baru dari sistem yang sebelumnya manual
menjadi sistem yang terkomputerisasi dengan meningkatkan kemampuan mesin
komputer dan sumber daya manusia. Disamping sistem komputerisasi harus
didasarkan pada sifat efektif dimana hal ini akan menjadikan hasil yang
maksimal seperti yang dikemukakan oleh Agung Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Transformasi Pelayanan Publik (2005:109)
mengenai efektifitas yaitu kemampuan melaksana-kan tugas, fungsi (operasi
kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang
tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya
Pengaruh
teknologi pada efektivitas kerja juga bisa dilihat dari tingkat kesalahan yang
dilakukan oleh tenaga kerja. Semakin tinggi teknologi yang digunakan, maka
semakin kecil pula tingkat kesalahan yang mungkin terjadi, terlebih bila
teknologi yang digunakan adalah teknologi yang berbasis pada komputerisasi
dimana kinerja dari mesin yang digunakan telah diprogram dengan baik sehingga
tenaga kerja hanya bertugas mengoperasikan mesin dan mengontrol hasil keluaran
dari mesin tersebut. Bila aktivitas sebuah industri
sebagian besar masih menggunakan mesin - mesin manual dan membutuhkan banyak
tenaga kerja, maka hal terberat yang harus dihadapi perusahaan adalah saat para
tenaga kerja tersebut mangkir (tidak masuk kerja). Dengan menggunakan mesin
berteknologi tinggi yang secara otomatis menekan jumlah tenaga kerja dalam satu
divisi, maka masalah banyaknya karyawan yang mangkir sudah bukan merupakan hal
yang mengkhawatirkan bagi pihak perusahaan. Sehingga pengaruh teknologi pada
efektivitas kerja bisa dirasakan dari jumlah hasil produksi yang tidak
berpengaruh secara signifikan pada saat tenaga kerja mangkir.
Suatu perusahaan
yang baik harus memiliki sistem komputerisasi yang baik pula, yang dimaksud
dengan komputerisasi pada suatu perusahaan bukan hanya sudah digunakannya
komputer di dalam perusahaan tersebut tetapi sistem pengolahan datanya itu
sudah menggunakan komputer, baik penginputan datanya sampai dengan pencetakan
laporan yang akan berguna untuk manajemen dalam mengambil keputusan. Apabila
suatu perusahaan telah memiliki suatu sistem komputerisasi yang baik, maka
keefisienan dan keoptimalan kerja dari perusahaan tersebut akan lebih mudah dicapai.
Komputerisasi yang baik juga dapat membantu para manajer untuk mengambil
keputusan yang lebih tepat untuk kelangsungan perusahaannya.
Sekarang
bayangkan jika didalam suatu perusahaan tidak memiliki sistem komputerisasi
yang baik, seluruh pekerjaan pengolahan data di perusahaan tersebut masih
menggunakan sistem pengolahan data manual, maka keefisienan dan keoptimalan
kerja didalam perusahaan tersebut akan sulit dicapai. Misalnya manager atau
staf manager ingin mencari data penggajian pegawai bulan kemarin yang memiliki
gaji diatas 3 juta rupiah, maka manager atau staf manager harus mencari data
penggajian pegawai tersebut secara manual dan itupun akan memakan waktu yang
lama. Bandingkan jika perusahaan tersebut telah memiliki sistem komputerisasi
yang baik, manager atau staf manager hanya perlu memasukan keyword (kata kunci) di komputer tersebut lalu komputer akan
menampilkan apa yang manager atau staf manager cari dalam waktu yang relatif
sebentar.
Berbeda dengan
manusia yang akan merasa bosan apabila melakukan pekerjaan yang dilakukan
secara terus menerus dan itu-itu saja, komputer tidak akan merasa jenuh dengan
apa yang dilakukannya walaupun hal yang dilakukannya itu telah berkali-kali dilakukan.
Komputer tetap akan melakukan hal yang telah diperintahkan untuknya sesuai
dengan format yang telah diberikan terkecuali jika format perintah tersebut
dirubah oleh penggunanya. Lalu bagaimana jika manajemen di perusahaan tersebut
ingin membuat sistem manajemen di perusahaannya menjadi lebih baik namun tidak
mengetahui langkah-langkah dalam pembuatannya? Di sinilah peran sistem analis dibutuhkan,
sistem analis adalah orang yang berkompeten dalam pembuatan sistem menjadi
lebih baik, orang yang bertugas untuk menganalisis sistem pada suatu perusahaan
yang membutuhkan jasanya agar sistem di perusahaan tersebut menjadi lebih baik.
Pihak manajemen akan memberitahukan sistem yang diinginkan untuk perusahaannya
lalu selanjutnya tugas sistem analislah yang akan mengerjakannya.
Oleh karena itu,
komputerisasi pengolahan data sangat dibutuhkan oleh seluruh perusahaan agar
mecapai keefisienan dan keoptimalan kerja. Walaupun untuk membuat suatu sistem
komputerisasi yang baik di perusahaan membutuhkan biaya yang tidak sedikit,
tetapi hasilnya akan lebih menguntungkan dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkan.
Penerapan
Standar Operasional Prosedur Komputerisasi
Perkembangan teknologi
telah merasuk dalam berbagai bidang, dimana sarana dan prasarana juga terkena
dampaknya dari teknologi. penggunaan sistem komputerisasi di dalam industri
adalah (1) Bidang
Jasa Pengiriman Barang yaitu Kantor Pos bisa mengirimkan dokumen
pengiriman barang lebih cepat dan akurat. Dengan adanya komputer dan internet
orang tidak lagi menunggu berhari–hari menerima surat, cukup lewat email lebih
cepat dalam sedemikian cepatnya. (2) Bidang Industri Otomotif yaitu mobil–mobil
dibuat dari kerangka body, mesin, peralatan elektronik di pabrik dengan bantuan
robot yang dikendalikan oleh komputer dengan lebih akurat. Dengan bantuan
komputer, pabrik – pabrik otomotif bisa memproduksi mobil dalam jumlah ratusan
perbulan, yang tidak mungkin dikerjakan secara manual dengan tenaga manusia.
(3) Bidang
Jasa Konstruksi adalah dengan komputer para Insinyur dan Arsitek
mendesain gambar konstruksi dengan pemodelan dan perhitungan yang akurat, cepat
dan tepat. Gambar konstruksi di desain menggunakan program CAD, sedangkan untuk
perhitungan analisi dan penganalisa kekuatan menggunakan program SAP2000 atau
STAD III yang dioperasikan dengan bantuan komputer. (4) Bidang Pabrik Sepatu adalah proses
pembuatan sol sepatu dalam berbagai ukuran dan detail bentuknya dikerjakan
dengan cara dan sistem komputer. Pertama – tama model dikerjakan dengan program
CADCAM untuk mendesain sol sepatu dari berbagai ukuran kemudian di cetak dan dijadikan
mal atau ukuran cetakan untuk proses selanjutnya dengan penambahan bahan dari
kulit dan kemudian dijahit dan diberi stiker atau logo yang dikerjakan dengan
komputer.
PENUTUP
Simpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, Standar
Operasional Prosedur komputerisasi harus dimiliki oleh setiap perusahaan, karena
sangat berpengaruh pada masa depan perusahan. Efek globalisasilah yang sangat
diwaspadai oleh beberapa perusahaan karena bila tidak siap siaga akan dampak dari
globalisasi maka perusahaan akan bangkrut atau gulung tikar disebakan kalah
kualitas dan kalah daya saing harga.
Saran
Dalam mengatasi masalah globalisasi sebaiknya
perusahaan harus menggunakan Standar Operasional Prosedur komputerisasi sehingga
untuk proses produksi, administrasi, dan koordinasi akan lebih efektif namun
perusahaan harus menyadari Standar Operasional Prosedur komputerisasi tidaklah
murah dalam penerapannya tetapi menghasilkan profit yang besar dan
menguntungkan
DAFTAR RUJUKAN
Suyono.
2015, Cerdas Menulis Karya Ilmiah.
Malang: Gunung Samudera
Atmoko,
Tjipto. 2006. Standar Operasional Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja
Pemerintah. Bandung: Pusat Penelitian Kebijakan Publik dan Pengembangan
Wilayah Universitas Padjadjaran.
Elfiorita Sri Agustin, Azzahra. 2013. Tinjauan Tatalaksana Pembuatan SOP, (Online).(jbptunikompp-gdl-azzahraelf-30315-9-unikom_a-i.pdf).
Bandung; Universitas Komputer Indonesia, diakses 23 Oktober 2015
Ardiansyah,
Firdan. 2009. Pentingnya Komputerisasi
Dalam Suatu Perusahaan, (Online). (http://firdan-ardiansyah.blogspot.co.id/2009/12/pentingnya-komputerisasi-dalam-suatu.html), diakses 30
Oktober 2015
Robiyanto.
2010. Dampak Teknologi Komputer Terhadap
Kehidupan Manusia, (Online). (http://www.scribd.com/doc/28773384/Makalah-Manfaat-Teknologi-Komputer-
Bagi-Masyarakat), Malang: Universitas Kanjuruhan Malang. diakses 30 Oktober
2015
Akbar,
Fahrizal. 2011. Perkembangan Teknologi
Informasi Dalam Bidang Komputerisasi Dan Telekomunikasi Di Indonesia, (Online) http://fahrisalakbar.com/2011/11/perkembangan-teknologi-informasi-dalam-bidang-komputerisasi-dan-telekomunikasi-di-indonesia/. Yogyakarta, diakses 30
Oktober 2015
[1]
Zufan
Ninggir Wicaksono adalah Mahasiswa sarjana jurusan Teknik Mesin progam studi S1
Pendidikan Teknik Mesin
